電子郵件已經(jīng)成為生意上最主要的通信跟配合的工具之一。據(jù)位于麻省framingham的idc考察公司稱(chēng)，在從前的5年里電子郵件的數(shù)目已經(jīng)增添一倍，當(dāng)初天天到達(dá)人與人之間的郵件超過(guò)400億次。而且，在接下來(lái)的5年里，預(yù)計(jì)電子郵件的數(shù)目至少每年連續(xù)增長(zhǎng)18%。
　　對(duì)一般電子郵件用戶而言，特定的一天中，超過(guò)30%的時(shí)間都是在發(fā)明，組織，讀信和回信。這導(dǎo)致信息超載，從而妨害群體的生產(chǎn)力和競(jìng)爭(zhēng)上風(fēng)。因而，用戶對(duì)電子郵件作為生產(chǎn)力工具越來(lái)越不滿。
　　垃圾郵件是另外一個(gè)問(wèn)題。假如沒(méi)有適合的維護(hù)辦法，垃圾郵件占公司所有郵件的數(shù)量的20%。固然垃圾郵件不須要花良多時(shí)光去處置，一般用戶天天要花大概10分鐘時(shí)光去瀏覽或者刪除這些垃圾郵件，這每年會(huì)因?yàn)閱适С霎a(chǎn)力而揮霍公司大概每人1250美元。
　　但最大問(wèn)題之一，就是咱們個(gè)別缺少電子郵件規(guī)矩跟這怎么去影響我們的出產(chǎn)力。這一問(wèn)題基礎(chǔ)不提到過(guò)。我們之中有多少人在電子郵件或邀請(qǐng)函長(zhǎng)進(jìn)行復(fù)制，或者受到對(duì)于廚房的最新快餐，誕辰，或者在泊車(chē)場(chǎng)開(kāi)著燈的車(chē)的電子郵件的大轟炸。咱們之中有多少人訊問(wèn)對(duì)于電子郵件內(nèi)容的分類(lèi)，或者處置因?yàn)椴痪�心制造或者粗暴的電子郵件而發(fā)生的問(wèn)題
　　電子郵件禮節(jié)手腕可以贊助我們減少無(wú)用電子郵件的數(shù)量，增進(jìn)交換和協(xié)作，且減少因?yàn)樵撁浇榈臑E用而產(chǎn)生的挫敗感。假如處理切當(dāng)，這里有一些常見(jiàn)的可以增進(jìn)節(jié)儉時(shí)間的使用電子郵件的辦法。
　　群回復(fù)當(dāng)使用者起草郵件或者創(chuàng)寫(xiě)會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)，太輕易去復(fù)制給良多接受者，或者更厲害的，復(fù)制給全部工作組或全體員工。依據(jù)最近的案例研討，培訓(xùn)和提醒使用者去更好地關(guān)注郵件的分類(lèi)可以有助于毀滅10%的每天收到的郵件。對(duì)一個(gè)典范的1000人的公司，僅僅這項(xiàng)辦法可以每天減少5700封電子郵件每封郵件的瀏覽和處理可以節(jié)儉三分鐘；每天可以節(jié)省285小時(shí)則每年節(jié)省的時(shí)間不止相稱(chēng)35個(gè)全職工作的人3.5%的全面生產(chǎn)力改善，和潛在的再失掉糟蹋在人力本錢(qián)上每個(gè)員工每年的1800元。
　　缺乏清楚思路和機(jī)靈如果電子郵件寫(xiě)得。郵件營(yíng)銷(xiāo)郵件營(yíng)銷(xiāo)成功率高達(dá)99%以上,直達(dá)客戶收件箱。不好，閱讀者還得花更多的時(shí)間去識(shí)別信的意思或者發(fā)后續(xù)電子郵件去訊問(wèn)或驗(yàn)證。更糟的是那些包括著寫(xiě)信者不會(huì)背靠背對(duì)別人說(shuō)的內(nèi)容的非職業(yè)性的電子郵件。組織不好的，使用蹩腳的語(yǔ)法的或者有不適當(dāng)?shù)纳�意語(yǔ)言的電子郵件糟蹋名貴的時(shí)間。
　　內(nèi)容改進(jìn)已。反垃圾郵件網(wǎng)關(guān)中國(guó)唯一一家電信級(jí)安全標(biāo)準(zhǔn)的 郵件 系統(tǒng)產(chǎn)品,持續(xù)引領(lǐng)全球郵箱領(lǐng)域的發(fā)展方向。經(jīng)證實(shí)了必要電子郵件時(shí)間均勻有10%到20%的減少，這估量有每天每個(gè)應(yīng)用者有17到34分鐘的生產(chǎn)力改進(jìn)。經(jīng)由一年，這相稱(chēng)于讓35到70種可貴資源得到更好的應(yīng)用3.5%到7.0%的全面生產(chǎn)力改良。這有助于回收每年每個(gè)郵件用戶因?yàn)閱适�生產(chǎn)力而損失的2100美元到4100美元。
　　怎么做：
　　1.不要恐慌。許多你屬下的使用者已經(jīng)領(lǐng)有根本的品德。據(jù)常識(shí)工作者，信息超載是最大壓力之一。一個(gè)有顯然成果的減少和改良郵件。郵件服務(wù)器業(yè)務(wù)擴(kuò)展性好,靈活性高,升級(jí)方便,管理方便,能耗成本低!的體系方式是取得郵件使用者關(guān)注的強(qiáng)有力的方式。像發(fā)送更多關(guān)于郵件規(guī)矩的電子郵件，撰寫(xiě)新的政策和程序且使用技巧限度的這些匆促實(shí)行的辦法通常不能轉(zhuǎn)變使用者的行為和到達(dá)目的。這偏向于把一個(gè)大問(wèn)題放在一個(gè)更小的盒子中。
　　2.明白管理權(quán)。電子郵件一個(gè)重要的過(guò)錯(cuò)就是缺少技術(shù)怎么被生產(chǎn)使用的占有權(quán)。電子郵件是無(wú)人管的企業(yè)應(yīng)用且通常是默認(rèn)的交換和配合平臺(tái)。是綜合管理負(fù)責(zé)嗎那常識(shí)工人的使用者手冊(cè)在哪是人力資源部負(fù)責(zé)嗎我們有沒(méi)有讓個(gè)人工作人盤(pán)算出他們?cè)趺雌瀑M(fèi)他們工作的30%到40%時(shí)間
　　it部分能夠改良郵件行動(dòng)。it是電子郵件技巧的治理者，所以他們能夠天然地對(duì)應(yīng)用者的行動(dòng)發(fā)生影響。并且當(dāng)然，明白治理對(duì)it有很大輔助，包含存儲(chǔ)、歸檔、一致性和法律方面的改良。
　　3.使用團(tuán)隊(duì)方法。在公司里個(gè)人行為很難去改變。知識(shí)工人做作構(gòu)成一個(gè)集團(tuán)，永恒和臨時(shí)的。大局部交流和協(xié)作是在團(tuán)隊(duì)中動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)把團(tuán)隊(duì)當(dāng)成貴族影響來(lái)分享主意，發(fā)展最佳實(shí)際和領(lǐng)導(dǎo)彼此去改進(jìn)團(tuán)隊(duì)的表示，來(lái)得到真正的提高。
　　4.依附培訓(xùn)，并非技術(shù)。每個(gè)知識(shí)員工領(lǐng)有比可能開(kāi)發(fā)的能量更多的能量。為了可以把持或轉(zhuǎn)變他們的行為而增加更多的技術(shù)是一項(xiàng)昂貴且無(wú)用的盡力。絕大多數(shù)使用者會(huì)從培訓(xùn)規(guī)劃中受益匪淺，這些培訓(xùn)打算先容和支撐已經(jīng)在恰當(dāng)運(yùn)行的技術(shù)的改進(jìn)使用。
　　改進(jìn)的電子郵件禮節(jié)是潛在的本錢(qián)的節(jié)省和生產(chǎn)力的進(jìn)步的一個(gè)暗藏范疇。如果適當(dāng)實(shí)行，這一最佳實(shí)際可以達(dá)到郵件均勻10%的削減和郵件品質(zhì)的進(jìn)步。它也可以節(jié)省10%到20%的處理郵件時(shí)間，從而達(dá)到預(yù)期7.0%到10.5%的全面生產(chǎn)力的改善，大約每年每員工在生產(chǎn)力揮霍而造成的4100美元和6000美元的重取得。